Die Zukunft kann man planen

Seien Sie der Zeit voraus mit einem Instrument, das Planungssicherheit gibt:
Umsatzplanung und –überwachung liefern eine Grundlage für die richtigen
Entscheidungen. Harald Müller verrät alle Tricks, die Sie kennen müssen.

Warum macht es Sinn für den Existenzgründer, eine Umsatz- und Kostenplanung zu erstellen? Dies lässt sich am einfachsten an Alltagssituationen aufzeigen. Wann immer es einen Menschen in den Urlaub zieht, beginnt er sofort zu planen. Welches Land, welche Stadt, welche Insel, welches Hotel, welches Verkehrsmittel, welche Aktivitäten, welche Begleitpersonen, welche Temperatur, welche Kleidung, welche Schuhe, und, und, und...



Warum? Damit man von negativen Überraschungen verschont bleibt. Stellen Sie sich vor, Sie kommen an ihrem Zielort an, und haben kein Transportmittel vom Flughafen zum Hotel. Sie kommen am Hotel an und dieses hat nicht einmal einen Zwei- Sterne-Standard. All dies wollen Sie mit einer detaillierten Planung vermeiden und sich in den Wochen Ihres Urlaubs wirklich erholen, ohne sich mit ärgerlichen Themen befassen müssen. Wie wichtig müssen ihre zwei bis drei Urlaubswochen doch sein, wenn hier alles genau geplant wird! Nur – planen Sie auch mindestens genauso exakt ihre berufliche Existenz?

Natürlich gilt das, was privat gilt, auch für das unternehmerische Leben. Je genauer Sie Ihr Vorhaben planen, desto weniger negative – weil nicht erwartete – Überraschungen werden auf Sie lauern. Planung gibt Sicherheit und gibt allen Beteiligten eine Vision, wohin die Reise führen soll! Eine gute Unternehmenskonzeption sorgt für Attraktivität, sowohl für Kunden als auch für Mitarbeiter.

Eine durchdachte Investitionsvorschau liefert ihrem Finanzpartner die notwendigen Grundlagen für eine wohlwollende Entscheidung. Planung gibt Sicherheit und erleichtert Ihnen die Entscheidungsfindung!

Welcher Mindest-Umsatz muss realisiert werden?

Um gut vorbereitet in ihre berufliche Existenz zu starten, benötigen Sie auch eine exakte Umsatz- und Kostenplanung, die Ihnen aufzeigen wird, ob die Kostensituation in einem derartig überschaubaren Rahmen liegt, damit Sie auch den benötigten Umsatz realisieren können. Welchen Umsatz muss ich in den ersten Monaten realisieren, damit ich nicht von Beginn an in finanzielle Schwierigkeiten gerate? Welcher Umsatz ist nötig um die Kosten für das Unternehmen abzudecken? Welcher Umsatz muss realisiert werden, damit auch mein privates Leben finanziert ist und das Geschäftskonto möglichst schnell stabilisiert wird?

Dazu muss ich mich zunächst mit den anstehenden Kosten auseinandersetzen:
Welche Miet- und Nebenkosten stehen an? Gibt es in den nächsten Jahren eine geplante Steigerung der Mietkosten? Mit welchem Personalkontingent will ich arbeiten? Will ich in den ersten Monaten gleich mit meinen vollen geplanten Team arbeiten, oder will ich zunächst mit einem kleinerem Team arbeiten, um nicht gleich in einen hohen Umsatzdruck zu geraten? Welche Kosten kommen hierbei auf das Unternehmen zu? Welche Budgets für Weiterbildung und Werbung stehen zur Verfügung beziehungsweise sind notwendig? Was kosten Steuerberater, Unternehmensberater? Wie hoch sind die sonstigen Kosten?

Mit welchem Lieferanten arbeite ich zusammen, welche Konditionen ergeben sich hieraus? Mit welchem Wareneinsatz muss ich demnach rechnen? Wenn der Unternehmer diese Kostenarten genau budgetieren kann, kann er auch exakt berechnen, welcher Umsatz notwendig ist, um alle Geschäftskosten abzudecken. Hierzu muss einfach eine Berechnung erstellt werden, bei den die fixen Kosten plus die Personalkosten ermittelt werden. Auf die Gesamtsumme wird der vermeintliche Wareneinsatz plus die aktuelle Mehrwertsteuer aufgeschlagen.

Hieraus ergibt sich der Mindest- Jahresumsatz, der erreicht werden muss, um die geschäftlichen Kosten abzudecken (der sogenannte Break-Even- Point).

Rechnungsvorgang:

Einfügen einer groben Aufstellung:
Fixkosten
+ Personalkosten
+ neutr.Aufwand
= Gesamtkosten
+ Wareneinsatz (variable Kosten)
= Nettoumsatz
+ Mehrwertsteuer
= Mindestumsatz incl. Mehrwertsteuer

Allerdings wird bei dieser Berechnung noch kein Gewinn berücksichtigt.

Der Salon deckt also die geschäftlichen Kosten, mehr aber auch nicht! Wenn es sich also um eine Existenzgründung handelt, muss der Unternehmer wohl auch von dem Unternehmen leben können, also aus dem Gewinn seinen Lebensunterhalt bestreiten können und alle Tilgungen aus eventuellen Darlehen, Steuerzahlungen und Versicherungsleistungen für sich selbst leisten können.

Demnach muss sich der Unternehmer auch darüber im Klaren sein, welchen Privatbedarf er tatsächlich hat (hierin sind sämtliche privaten Ausgaben enthalten (Miete, Kfz, Kleidung, Nahrung, eventueller Unterhalt, Freizeit, etc.), welche Versicherungsleistungen er monatlich abdecken muss und – abhängig von der Finanzierungsart der Existenzgründung – welche monatliche Tilgungsleistungen er erbringen muss und welche Steuerleistungen er zunächst erbringen muss. Hier lohnt es sich tatsächlich, die privaten Ausgaben für zwei bis drei Monate exakt zu protokollieren, um hier einen exakten monatlichen Durchschnittswert zu ermitteln.

Die Gesamtsumme muss nun ebenfalls in die obige Rechnung einfließen.
Demnach muss zu dem Fix- und die Personalkosten die Höhe der Privatentnahmen und Tilgungsleistungen hinzuaddiert werden. Wenn man auf diese Gesamtsumme ebenfalls wieder die Ware und die Mehrwertsteuer aufschlägt, erhält man den tatsächlichen Mindestumsatz, der erreicht werden muss, damit die Geschäftskosten abgedeckt sind, aber der Unternehmer auch seinen kompletten Lebensunterhalt bestreiten kann und auch den Versicherungs- und Tilgungsleistungen gerecht werden kann.

Rechnungsvorgang:

Einfügen einer groben Aufstellung:
Fixkosten

+ Personalkosten
+ neutr.Aufwand
= Gesamtkosten
+ Privatbedarf
+ Tilgungsleistung
+ Steuerzahlung
= Gesamtbedarf
+ Wareneinsatz (variable Kosten)
= Nettoumsatz
+ Mehrwertsteuer
= Mindestumsatz incl. Mehrwertsteuer

Anhand unseren oben aufgeführten Beispieles könnte sich die Rechnung an folgendem Beispiel weiterführen: Der Unternehmer benötigt beispielsweise für seinen Privatbedarf incl. Versicherungen und Steuern 3.500 Euro monatlich. Hinzu kommt die Tilgung eines Darlehens über monatlich 500 Euro.



Demnach muss man die Summe zu den monatlichen Gesamtkosten von 9.058 Euro hinzuaddieren:

Gesamtkosten (Personal + fix): 9.058 Privatentnahmen
(frei und zweckgebunden): 4.000
Gesamtbedarf: 13.058
Wareneinsatz (12 %): 1.780
Monatsumsatz (netto): 14.838
Monatsumsatz (brutto): 17.658

Nun wird der Anspruch an die drei Vollkräfte schon erheblich höher. Bei diesem Mindestumsatz muss jede Vollkraft schon 17.658 Euro : 3 = 5.886 Euro erwirtschaften. Aus dieser Zahl lässt sich auch ableiten, welche Kundenzahl von Beginn an benötigt wird.

Allerdings ist diese Kalkulation von ihrer Preiskalkulation und von ihrer Beratungsqualität abhängig. Gehen wir beispielsweise von einem Preis für Waschen/ Schneiden/Föhnen von rund 40,- Euro (Damen) und 25,- Euro (Herren) aus, und der Salon verkauft neben den Haarschnitt auch Farbdienstleistungen kommt er bei einem Herrenanteil von 20 Prozent aus, kommt man auf einen durchschnittlichen Umsatz/Kunde von rund 50 Euro.

Teilt man nun den Mindestumsatz von 5.886 Euro durch die 50 Euro Umsatz/ Kunde ergibt sich eine Kundennachfrage von rund 118 Kunden pro Vollkraft pro Monat. Teilen wir diese Anzahl durch 20 Arbeitstage pro Monat muss jeder Mitarbeiter also rund sechs Kunden am Tag, das gesamte Team als 18 Kunden pro Tag bedienen.

Je nachdem die drei Vollkräfte schon am gleichen Ort tätig waren und eventuell
schon Kunden ‚mitbringen‘ oder auch nicht, müssen die entsprechenden Marketing- und Werbemaßnahmen verstärkt werden, um diese Kundennachfrage von Beginn an zu erzeugen.

Umsatzplanung des Salons

Wenn man nun über die Umsatzplanung belegen kann, dass der erwartete Umsatz diesen Mindest-Umsatz übertrifft, gibt dies dem Unternehmer schon von Beginn eine größere Sicherheit, dass das Unterfangen auch tatsächlich gelingen wird. Leider starten zu viele Unternehmer ohne solche Kalkulationen und scheitern dann tatsächlich daran, dass sich Fehler, die schon während der Planungsphase hätten erkannt werden können, zu spät bemerkbar machen. Ohne eine Unternehmensplanung starten nicht wenige Unternehmer mit ihrer Arbeit im Salon und stellen erst nach den ersten Monaten fest, ob das Geld in der Kasse reicht oder nicht. Meist reicht der Pioniergeist der ersten Monate aus, damit der Unternehmensstart erfolgreich ins Rollen kommt, doch wenn der Unternehmer irgendwann feststellen muss, dass das Bankkonto immer weiter abrutscht, ohne dass es mit dem aktuellen Umsatz aufgefangen werden kann, ist der Jammer oft groß, da mangels Planung die Ursache nicht erkannt werden kann.

Eine exakt definierte Umsatzplanung ist zudem von großem Nutzen und in vielen Fällen unabdinglich, wenn Finanzierungspartner bei der Existenzgründung
eine Aufstellung benötigen, ob das Vorhaben auch erfolgsversprechend geplant ist oder ob die Vergabe eines Darlehens mit zu viel Risiken behaftet wäre.

Die Verantwortlichen der Bankinstitute würden vor einer Finanzierungsentscheidung gerne Unterlagen haben, die Auskunft darüber geben, welche Investitionen anstehen, mit welchem Konzept das Unternehmern Kunden für sich gewinnen will und – besonders wichtig – für das Unternehmen ausreichend Gewinn geplant und realisiert werden kann, der ausreicht, um auch den anstehenden Kapitaldienst mit einer hohen Sicherheit leisten zu können.

Oft werden wir nach den Optimalwerten bei der Kostenartenrechnung gefragt. Wie viel Prozent vom Umsatz dürfen die Raumkosten betragen, welches Budget steht für Weiterbildung und für Werbung zur Verfügung? Wie hoch dürfen die Personalkosten, wie hoch die Fixkosten sein?

Diese Auflistung gilt immer für ein Einzelunternehmen, bei dem der Unternehmer aus dem Gewinn seinen Unterhalt bestreitet. Bei einer GmbH fließt das Gehalt des Unternehmers direkt in die Personalkosten. Die Höhe orientiert sich auch an einer Gewinnoptimierung, weswegen es bei einer GmbH häufig zu einem deutlich höheren Prozentsatz bei den Personalkosten kommt.

Das Finanzamt erwartet mit seinen Richtwerten, dass der Unternehmer mindestens
20 Prozent Gewinn erwirtschaftet und einen maximalen Wareneinsatz von 12 Prozent aufweist. Wenn dem nicht so wäre, würde ihr Unternehmen bei der Steuerprüfung aufmerksamer geprüft.

Zurück zur Umsatzplanung: Der Umsatz stellt den Teil der Planung mit den größten Unsicherheiten dar. Wir erleben häufig, dass Umsätze einfach angenommen werden, ohne dass man sich Gedanken über Ihre Herkünfte macht. Der aus den Kosten resultierende Umsatzzwang wird einfach mit einem Aufschlag in die Umsatzplanung eingefügt.

Damit sich nicht nur der Existenzgründer, sondern auch jeder Mitarbeiter auf seinen Einfluss auf den Umsatz im Klaren ist, muss der Umsatz mit jedem Mitarbeiter geplant werden. Hierbei muss auch jeder seine Einflussmöglichkeiten erkennen. Die betriebswirtschaftliche Formel für Umsatz = Menge x Preis muss weiter in ihre Bestandteile zerlegt werden um Beeinflussungsmöglichkeiten zu erkennen.



Nehmen wir zunächst die Menge. Das ist die Anzahl der Kunden. Wissen Sie wie viele Damen, Herren, Kinder am Tag der Eröffnung bereits auf sie warten? Wie viele Kunden werden mit der Eröffnungswerbung neugierig gemacht? Wie viele von diesen können Sie begeistern und zu Stammkunden machen? Wie werden sie weiter empfohlen? Wenn jeder einzelne Mitarbeiter diese Fragen mit Zahlen beantworten kann, ergibt sich daraus die Anzahl der Damen, Herren und Kinder im ersten, zweiten, dritten..... Monat.

Der Umsatz je Kunde ist abhängig von der Preisliste. Stehen die Preise für die Dienstleistungen bereits fest? Diese kann der Mitarbeiter in der Regel nicht beeinflussen. Nun ist der Umsatz je Kunde aber nicht nur von den Dienstleistungspreisen abhängig, sondern vor allem davon, welche und wie viele Dienstleistungen ein Kunde beansprucht.

Darauf nehmen Mitarbeiter durch Ihre Beratung sehr wohl Einfluss. Die Berechung des Pro-Kopf-Umsatzes bei gleichen Preisen zeigt dies auf: Erst wenn jedem Mitarbeiter bewusst ist, wie viele Kunden er aufgrund von bestehendem Kundenstamm und der Entwicklung durch Werbung und Weiterempfehlung bedienen wird und welche Preise er aufgrund seiner Beratung erzielen wird kann der Umsatz pro Mitarbeiter geplant werden.

Die Summe aller Mitarbeiterbruttoumsätze sollte nun den geplanten Mindestumsatz
zumindest erreichen, besser noch, übertreffen. Mit dieser Berechnung kann jedem aufgezeigt werden, ob die geplanten Umsätze ausreichen, damit die Existenz erfolgreich ins Rollen kommt. Planung ist ein Prozess. Wenn kein Überschuss, sondern eine Unterdeckung errechnet wird, reichen entweder die Umsätze nicht aus, um die geplanten Ausgaben zu decken oder die geplanten Ausgaben sind zu hoch. Dementsprechend kann das Konzept schon in der Planungsphase neu überarbeitet werden.



Permanenter Soll-/Ist-Vergleich

Noch aussagekräftiger ist es natürlich, nicht nur den geplanten Umsatz mit den Mindestumsatzvorgaben abzugleichen, sondern dann auch monatlich zu überwachen, ob denn der Mindestumsatz in der täglichen Praxis auch erreicht wird. Sollte dies nicht der Fall sein, kann man mit einer derart detaillierten Planung, wie sie oben aufgeführt wurde, genau verfolgen, welcher Mitarbeiter seine Planwerte nicht erreicht hat und kann sofort Ursachenforschung betreiben.

Hat der Mitarbeiter zu wenig Damen- oder Herrenkunden? Oder sind eigentlich ausreichend Kunden vorhanden, der Mitarbeiter erbringt aber eine zu geringe Beratungsleistung und der Umsatz/Kunde erreicht nicht die geplanten Soll-Zahlen. Erreicht der Mitarbeiter die geplante Verkaufsleistung? Was auch immer, man kann exakt nachvollziehen, was die Gründe für das ‚Loch in der Kasse‘ sind, und man kann sofort Maßnahmen zur Verbesserung einleiten. Dieses Coaching benötigt der Mitarbeiter zur „richtigen“ Entwicklung seiner Leistung, dieses Coaching ermöglicht aber auch dem Unternehmer, dass er aktiv darauf hinarbeitet, dass sein Unternehmen die benötigten Mindest-Umsätze sehr schnell realisiert.

Der Unternehmer darf demnach nicht nur im Unternehmen an den Köpfen arbeiten, seine Aufgabe ist es vielmehr auch im Kopf an seinem Unternehmen zu arbeiten. Die Umsatzplanung und –überwachung als eine der Hauptaufgaben für den Unternehmer ist dabei ein mehr als nützliches Instrument!

Quelle: SPC - Harald Müller für CLIPS

22.05.2012 - 20:58:00

Letzte Aktualisierung: 22.05.2012
ISSN - 2190-9873